AGIR

Otimização do processo de prestação de contas em unidades de saúde pública gerenciadas por Organizações Sociais

---

Isis Amanda Fonseca de Araujo
Supervisora de Avaliação e Prestação de Contas da Agir

A prestação de contas é um processo crucial para a conformidade dos serviços públicos, especialmente no setor saúde, com o cumprimento de diversos dispositivos que regulam e orientam essa prática. Na Agir –
Associação de Gestão, Inovação e Resultados em Saúde, organização social que administra hospitais estaduais em Goiás, esse é um procedimento prioritário e que requer a participação de vários setores do ambiente corporativo e das unidades gerenciadas.

A prestação de contas é realizada por meio do levantamento de informações qualificadas que são requeridas pela contratante ou órgãos de controle e fiscalização, contendo dados técnicos, financeiros, contábeis, de recursos humanos, indicadores hospitalares de produção e de desempenho, entre outros.

Ressaltamos que a Agir realiza a prestação de contas de quatro unidades hospitalares no referido estado, com base em contratos de gestão que possuem vigências, normalmente anuais, e que são periodicamente
acompanhados por uma comissão especializada em monitoramento e avaliação desses instrumentos do Estado.

Além dos novos termos aditivos, todo o histórico do contrato que não conflite com novas pactuações precisa constar nos relatórios de prestação de contas, o que atualmente significam 43 contratos e termos aditivos firmados ao longo do tempo com a contratante e que devem ser acompanhados.

Chegamos a um cenário em que eram elaborados e validados, anualmente, 112 relatórios extensos (de 50 a 120 páginas, somados aos anexos), entre eles: os relatórios mensais, trimestrais, quadrimestrais,
semestrais e anuais de atividades.

Outro ponto relevante é a necessidade do uso e inserção de dados e informações em um sistema de prestação de contas definido pelo contratante que, além dos mencionados relatórios, exige o preenchimento de formulários que também são monitorados pelo setor de planejamento da Agir.

Considerando o contexto apresentado, foi fator motivador para a proposta de otimizar os processos da prestação de contas, a participação no Programa de Desenvolvimento de Líderes da Agir que oportunizou a
estruturação, mentoria e acompanhamento de projetos de melhoria. Para tanto, utilizamos como método o BPM (Business Process Management), seguindo alguns passos, de março a setembro de 2023:
- Planejamento: identificar todos os processos existentes no setor de controle e prestação de contas;
- Desenhar o mapa de processos, que permite visualizar e escolher onde atuar;
- Analisar o indicador, definindo qual o resultado desejado após as mudanças;
- Realizar diagrama do processo escolhido, descrevendo todas as documentações existentes, a origem das entradas, as entradas, as saídas e o destino das saídas, os setores envolvidos e quais os recursos necessários para a realização das tarefas;
- Planejamento das atividades para realizar as melhorias, descrevendo atividades, responsável pela execução e o recurso utilizado;
- Fluxograma do processo atual;
- Análise da causa raiz das possíveis falhas, com o diagrama de Ishikawa;
- Reunião com a equipe para um brainstorming, com o objetivo de coletar soluções para o cenário atual.

A partir do uso dessas ferramentas, compreendemos que deveríamos aperfeiçoar as atividades do processo de prestação de contas. Na etapa de planejamento, entendemos que o primeiro passo seria levantar todas as informações constantes nos contratos de gestão que diz respeito a “prestar contas”, desde o primeiro acordo firmado sobre cada unidade de saúde até o vigente. Com essa análise foi possível visualizar diversas oportunidades, como exemplo, relatórios que poderiam ter suas estruturas melhoradas e resumidas, sem o menor prejuízo ao cumprimento de dispositivos legais e normativos, bem como, à garantia da qualidade das informações necessárias para as boas práticas de accountability.

Conduzimos a elaboração de modelos de relatórios e, como um dos resultados de sucesso do projeto, o relatório trimestral que antes tinha cerca de 51 páginas foi resumido em 10. No relatório mensal também foi possível diminuir algumas páginas, cerca de seis a menos. Os colaboradores envolvidos estão atuando com ainda maior excelência frente aos instrumentos que estão agora enxutos, mais objetivos, inteligíveis e com uma maior fluidez no processo.

Em Outubro de 2023 foi o primeiro mês com os novos relatórios, e já tivemos a chance de comparar o nosso indicador que mensura a qualidade dos relatórios enviados, com itens como prazo de envio, escrita, análise crítica dos indicadores, com alguns meses anteriores que tivemos as mesmas entregas, antes da implantação tínhamos uma taxa de conformidade interna (antes dos ajustes finais do corporativo) de 75,56%, a partir das mudanças conseguimos atingir 90%, uma melhoria de quase 20%. Fizemos as entregas de 112 relatórios ao longo do ano e agora temos a previsão de fazermos 104, reduzindo a elaboração de 2077 páginas.

Tempo é recurso valioso, por isso concentramos esforços no que deve ser feito, evitando assim o desperdício intelectual com tarefas desnecessárias e aumentando a capacidade produtiva nos planejamentos, foco nas tarefas estratégicas, como por exemplo os resultados dos indicadores previstos no contrato de gestão e que geram ajustes financeiros, assertividade nos relatórios previstos, maior objetividade, maior segurança e rapidez na validação dos relatórios.

O nosso foco está ainda mais onde deve estar: dedicando esforços para analisar informações que vão gerar resultados, criando em toda a equipe uma visão afinada para monitorar dados que devem ser constantemente observados, com a entrega de valor para o contratante e consequentemente para todos os usuários do Sistema Único de Saúde – SUS.